fbpx

Podmienky ochrany súkromia

platné od 25.05.2018

Prevádzkovateľ:

Názov občianskeho združenia: Malý Berlín
Sídlo:Ulica Hospodárska 3617/93, 91701 Trnava,
Slovenská republika
IČO:  50916211

Dozorný orgán:

Názov:Úrad na ochranu osobných údajov SR
Sídlo a adresa pre doručovanie:Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
IČO:36 064 220
Email. kontakt:statny.dozor@pdp.gov.sk
Tel. kontakt:+421 /2 3231 3214 (sekretariát Úradu)

Pokiaľ pri výkone činnosti nášho občianskeho združenia dochádza k spracúvaniu osobných údajov, dávame si záležať na plnení všetkých povinností vyplývajúcich zo všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov („GDPR“) a ostatných príslušných právnych noriem.  Tieto podmienky ochrany súkromia vysvetľujú akým spôsobom spracúvame osobné údaje. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov nás môžete kedykoľvek kontaktovať na:

E-mail: michal.klembara(zavináč)pubilkum.sk
Korešpondenčná adresa: Ulica Hospodárska 3617/93, 91701 Trnava       

Tieto zásady ochrany súkromia slúžia primárne na splnenie informačných povinností podľa čl. 13 a 14  nariadenia GDPR voči dotknutým osobám, o ktorých spracúvame osobné údaje (viď čl. 12 až 22 GDPR: L_2016119SK.01000101.xml (europa.eu)). Spravidla pôjde o osobné údaje našich členov, zmluvných partnerov, umelcov, autorov, darcov, podporovateľov alebo účastníkov našich kultúrnych akcií alebo ostatných podujatí. V rámci realizácie našej činnosti vstupujeme zároveň do vzťahu s mnohými ďalšími subjektmi, a preto chceme, aby bolo pre Vás zrejmé na čo sa tieto zásady ochrany súkromia vzťahujú. Tieto zásady ochrany súkromia sa Vás týkajú aj vtedy, ak navštívite našu webovú stránku [www.malyberlin.sk], a to bez ohľadu na to, v akom vzťahu s našim občianskym združením sa nachádzate.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne GDPR , ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby,  tými ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), ktoré sa na nás vzťahujú, ako aj ďalšími príslušnými predpismi. V prípade, ak by ste nerozumeli úplne akejkoľvek informácii uvedenej v týchto podmienkach, neváhajte nás kontaktovať.

Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvame osobné údaje?

Účel spracúvaniaPrávny základ
1. Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov a plnenie zmluvných záväzkov (zmluvná a právna agenda)Plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR  a oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
2. Účtovné a daňové účely (účtovná agenda)Splnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR
3. Personalistika a mzdyPlnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR prípadne aj plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR
4. Zvyšovanie povedomia o občianskom združení v online prostredí prostredníctvom sociálnych sietí, komunikačných platforiem a webstránky občianskeho združeniaOprávnený záujem občianskeho združenia podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR: zvyšovanie povedomia o občianskom združení a jeho aktivitách v online prostredí alebo súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR
5. Zasielanie marketingovej komunikácieSúhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem občianskeho združenia podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR: pre účely priameho marketingu
6. Umelecká fotografia alebo audiovizuálny záznamSpracúvanie bez súhlasu dotknutej osoby na umelecké účely podľa § 78 ods. 1 Zákona o ochrane osobných údajov
7. Štatistické účelyAkékoľvek vyššie uvedené (zlučiteľné) právne základy v zmysle čl. 89 GDPR

Aké oprávnené záujmy sledujeme?

Ako vyplýva z vyššie uvedeného, pri spracúvaní osobných údajov sledujeme nasledovné oprávnené záujmy:

Oprávnené záujmyVysvetlenie
1. Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokovV prípade súdnych alebo mimosúdnych sporov, v prípade vyjednávania alebo komunikácií o zmluvných vzťahoch, oznamovania skutočností orgánom verejnej moci a pod. sa spoliehame na náš oprávnený záujem
2. Zvyšovanie povedomia o občianskom združení v online prostredíV súvislosti so zverejňovaním obsahu na sociálnych sieťach, komunikačných platformách a našej webstránke môže dochádzať k spracúvaniu osobných údajov vrátane profilovania, pričom v tejto súvislosti sa taktiež spoliehame na náš oprávnený záujem na zvyšovaní povedomia o našom občianskom združení a jeho aktivitách v online prostredí
3. Účely priameho marketinguMáme za to, že účely priameho marketingu môžu taktiež predstavovať oprávnený záujem. Spoliehame sa naň najmä pri zasielaní marketingovej komunikácie prostredníctvom newslettra v prípadoch, kedy nie je potrebný predchádzajúci súhlas adresáta. Ak je podľa príslušných predpisov potrebný súhlas, na oprávnený záujem sa v takomto prípade nespoliehame

Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?

Zachovávanie mlčanlivosti o osobných údajoch berieme vážne. Z tohto dôvodu sme prijali interné pravidlá, vďaka ktorým sú osobné údaje, ktoré spracúvame zdieľané len s našimi interným personálom, dôveryhodnými tretími stranami a oprávnenými prijímateľmi. Naši pracovníci majú k osobným údajom prístup len v mantineloch svojej pracovnej náplne. Spracúvané osobné údaje pritom poskytujeme vždy len v potrebnej a nevyhnutnej miere (z pohľadu účelu spracúvania), a to najmä nasledujúcim kategóriám príjemcov:

  • spracovatelia účtovníctva, daní, miezd alebo personalistiky;
  • prepravné, kuriérske a poštovné spoločnosti;
  • profesionálni poradcovia (napr. advokáti alebo daňoví poradcovia);
  • banky a poskytovatelia platobných služieb;
  • orgány verejnej moci alebo verejnej správy;
  • Fond na podporu umenia, ústredné orgány štátnej správy a ďalšie príslušné štátne, samosprávne alebo mimovládne subjekty a inštitúcie, s ktorými prichádzame do styku pri výkone našej činnosti (najmä z kultúrnej oblasti);
  • poskytovatelia štandardného softvérového vybavenia (ako napr. Microsoft)
  • poskytovatelia analytických a štatistických služieb (ako napr. Google);
  • poskytovatelia technickej podpory, softvérového vybavenia alebo správy IT systémov;
  • poskytovatelia serverových a hostingových služieb;
  • Sociálna poisťovňa, dôchodcovské správcovské poisťovne, doplnkové dôchodcovské poisťovne, zdravotné poisťovne a pod;
  • oprávnení zamestnanci (poverený interný personál) vyššie uvedených osôb.

V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame sprostredkovateľa, vždy vopred preveríme, či sprostredkovateľ spĺňa požiadavky organizačného a technického charakteru z hľadiska zabezpečenia bezpečnosti spracúvania osobných údajov. V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame našich vlastných príjemcov (interný personál) Vaše osobné údaje sú vždy spracúvané na základe poverení a pokynov, ktorými našich príjemcov poučujeme nielen o interných pravidlách ochrany osobných údajov, ale aj o ich právnej zodpovednosti za ich porušovanie. Ak sme požiadaní orgánom verejnej moci o sprístupnenie osobných údajov, ktoré spracúvame, skúmame legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie a bez preverenia, či sú splnené podmienky Vaše osobné údaje neposkytujeme.

V rámci fungovania našej webstránky alebo mailovej služby používame nasledovných dodávateľov:

Do ktorých krajín prenášame Vaše osobné údaje?

Štandardne obmedzujeme akékoľvek cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo EÚ alebo Európskeho hospodárskeho priestoru, ak to nie je nevyhnutné. Zároveň však platí, že niektorí z našich dodávateľov môžu byť usadení alebo ich servery môžu byť umiestnené v USA (tak ako väčšina ostatných prevádzkovateľov využívame napr. služby globálneho poskytovateľa cloudových služieb, pre účely komunikácie / informovania v online priestore môžeme využívať platformy popredných globálnych dodávateľov ako je napr. Google, Facebook, Microsoft atď.)

USA sú pritom považované za tretiu krajinu, ktorá nezabezpečuje primeranú ochranu úroveň ochrany. Napriek uvedenému máme za to, že prenosy osobných údajov mimo EÚ alebo Európskeho hospodárskeho priestoru uskutočňujeme v mantineloch GDPR. Keďže na základe rozhodnutia súdneho dvora EÚ vo veci Schrems II z 16.07.2020 bola zrušená platnosť mechanizmu EU – US Privacy Shield, prenosy údajov dodávateľom v USA realizujeme na základe tzv. štandardných zmluvných doložiek schválených Komisiou, to znamená s primeranými zárukami podľa článku 46 GDPR Standard contractual clauses for international transfers | Európska komisia (europa.eu) .

Pri našej činnosti v týchto prípadoch teda môže dochádzať k cezhraničnému prenosu osobných údajov do tretích krajín (USA), a to v súvislosti s obvyklým využívaním služieb a platforiem od nasledujúcich kategórií dodávateľov:

Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, pre ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti pritom doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov ako je napr. zákon o archívoch a registratúrach alebo zákon o účtovníctve a pod. Pokiaľ z právnych predpisov nevyplýva konkrétna doba uchovávania osobných údajov (ktoré spracúvame vždy len vo vzťahu ku konkrétnym účelom), takúto dobu určujeme my prostredníctvom našich interných zásad alebo registratúrneho plánu. V prípade ak spracúvame osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej na daný účel nespracúvať. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej spracúvať na inom právnom základe, a to najmä v prípade ak nám takáto povinnosť vyplýva zo zákona.

Všeobecné doby uchovávania osobných údajov na nami vymedzené účely spracúvania sú nasledovné:

Účel spracúvaniaVšeobecná doba uchovávania osobných údajov
1. Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov a plnenie zmluvných záväzkov (zmluvná a právna agenda)Do ukončenia zmluvy a uplynutia ochrannej (retenčnej) doby – spravidla ešte 4 roky po ukončení zmluvy. Nepotrebné údaje pritom likvidujeme vždy pri ukončení zmluvy alebo do podania oprávnenej námietky dotknutej osoby proti spracúvaniu. Vo vzťahu k našim právnym nárokom údaje spracúvame počas trvania súdneho sporu alebo mimosúdneho vyrovnávania, maximálne však 10 rokov od právoplatného konečného vysporiadania. Prípadne aj 3 roky od odoslania našej odpovede na súvisiacu žiadosť dotknutej osoby o výkon práva podľa GDPR.
2. Účtovné a daňové účely (účtovná agenda)Do uplynutia príslušnej zákonnej lehoty, vo všeobecnosti však 10 rokov po roku vzniku príslušného účtovného dokladu.
3. Personálne a mzdové účelyPočas trvania pracovného alebo iného než pracovného pomeru a uplynutí základných lehôt pre uchovávanie príslušných dokumentov (spravidla 10 rokov po ukončení pracovnoprávneho vzťahu). Avšak niektoré dokumenty ako mzdové listy a osobný spis zamestnanca môžu byť uchovávané až 70 rokov od narodenia zamestnanca. Ak sa osobnú údaje spracúvajú na základe súhlasu maximálne do odvolania.
4. Zvyšovanie povedomia o občianskom združení v online prostredí prostredníctvom sociálnych sietí, komunikačných platforiem a webstránky občianskeho združeniaDo odvolania súhlasu so spracúvaním, prípadne do vybavenia oprávnenej námietky voči spracúvaniu osobných údajov.
5. Zasielanie marketingovej komunikácieDo odvolania súhlasu so spracúvaním, prípadne do vybavenia oprávnenej námietky voči spracúvaniu osobných údajov, spravidla však nie dlhšie ako 2 roky, pokiaľ nedôjde k obnoveniu súhlasu.
6. Umelecká fotografia alebo audiovizuálny záznamDo vybavenia oprávnenej námietky voči spracúvaniu
7. Štatistické účelyPočas trvania vyššie uvedených účelov

Vyššie uvedené doby uchovávania stanovujú len všeobecné doby, počas ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov na dané účely. V skutočnosti však pristupujeme k likvidácií alebo anonymizácií osobných údajov ešte pred uplynutím týchto všeobecných dôb, a to v prípade, ak osobné údaje už nepovažujeme za potrebné pre účely, za ktorými sú osobné údaje spracúvané. Naopak, v niektorých špecifických situáciách Vaše osobné údaje môžeme uchovávať dlhšie ako je uvedené vyššie, ak tak vyžaduje právny predpis alebo náš oprávnený záujem. V prípade záujmu o informácie týkajúce sa konkrétnej retenčnej doby pre uchovávanie Vašich osobných údajov nás prosím neváhajte kontaktovať.

Ako získavame Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je poskytnutie Vašich osobných údajov dobrovoľné. V závislosti od konkrétneho prípadu môže mať neposkytnutie osobných údajov dopad na nemožnosť vstupu do vzťahu s našim občianskym združením. Vaše osobné údaje môžeme získavať aj z verejne dostupných zdrojov alebo registrov, od orgánov verejnej moci, orgánov verejnej správy alebo iných osôb.

Vaše osobné údaje môžeme získať aj od subjektu, v súvislosti s ktorým Vaše osobné údaje spracúvame. Najčastejšie ide o prípady, kedy s daným subjektom uzatvárame alebo vyjednávame právny vzťah alebo jeho podmienky. Ak sa získanie osobných údajov týka právneho vzťahu, najčastejšie ide o zmluvnú požiadavku alebo požiadavku, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov, môže mať negatívny dopad pre príslušný subjekt, nakoľko nemusí dôjsť k uzatvoreniu alebo realizácii právneho vzťahu s našim občianskym združením. V prípade, ak ste členom štatutárneho orgánu organizácie, ktorá je našou zmluvnou stranou alebo s ktorou jednáme o uzatvorení zmluvného vzťahu, Vaše osobné údaje môžeme získavať z verejne dostupných zdrojov a registrov. Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel spracúvania osobných údajov.

Aké práva máte ako dotknutá osoba?

Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu dotknutej osoby pred jeho odvolaním.

Bez ohľadu na uvedené máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného alebo verejného záujmu ako aj na účely priameho marketingu vrátane profilovania.

GDPR ustanovuje všeobecné podmienky výkonu jednotlivých práv dotknutých osôb. Ich existencia však automaticky neznamená, že pri uplatňovaní jednotlivých práv im bude z našej strany vyhovené, nakoľko v konkrétnom prípade sa môžu uplatňovať aj výnimky resp. niektoré práva sú naviazané na konkrétne podmienky, ktoré nemusia byť v každom prípade splnené. Vašou žiadosťou týkajúcou sa konkrétneho práva sa budeme vždy zaoberať a skúmať z hľadiska právnej úpravy a našej internej politiky pre vybavovanie podnetov dotknutých osôb.

Ako dotknutá osoba máte najmä:

  • právo požiadať o prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR, ktoré o Vás spracúvame. Toto právo zahŕňa právo na potvrdenie o tom, či o Vás spracúvame osobné údaje, právo získať prístup k týmto údajom a právo získať kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, ak je to technicky uskutočniteľné;
  • právo na opravu a doplnenie osobných údajov podľa čl. 16 GDPR, ak o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplne osobné údaje;
  • právo na vymazanie osobných údajov podľa čl. 17 GDPR;
  • právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR;
  • právo na oznámenie skutočností ďalšiemu prevádzkovateľovi podľa čl. 19 GDPR;
  • právo na prenosnosť údajov podľa čl. 20 GDPR;
  • právo namietať podľa čl. 21 GDPR;
  • právo, aby sa na Vás nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovanie podľa čl. 22 GDPR.

Takisto máte právo kedykoľvek podať sťažnosť / podnet / návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky v zmysle § 100 zákona o ochrane osobných údajov alebo sa obrátiť so žalobou priamo na príslušný súd. V každom prípade odporúčame akékoľvek spory, otázky alebo námietky riešiť primárne komunikáciou s nami.

V súvislosti s právom namietať automatizované individuálne rozhodovanie podľa čl. 22 GDPR však zároveň pre úplnosť uvádzame, že aktuálne nevykonávame také spracovateľské operácie,na základe ktorých by dochádzalo k prijímaniu rozhodnutia s právnym účinkom alebo iným podstatným vplyvom na Vašu osobu, ktoré by boli založené výlučne len na plne automatizovanom spracúvaní osobných údajov v zmysle čl. 22 GDPR.

Ako chránime Vaše osobné údaje?

Je našou povinnosťou chrániť Vaše osobné údaje primeraným spôsobom a z tohto dôvodu ich ochrane venujeme náležitú pozornosť. Naše občianske združenie implementovalo všeobecne akceptované technické a organizačné štandardy za účelom zachovania bezpečnosti spracúvaných osobných údajov najmä pred ich stratou, zneužitím, neautorizovanej úprave, zničením alebo iným dopadom na práva a slobody dotknutých osôb.

Aké cookies spracúvame prostredníctvom našej webstránky?

Cookies sú malé textové súbory, ktoré zlepšujú používanie webstránky napr. tým, že umožňujú rozpoznať predchádzajúcich návštevníkov pri prihlasovaní do užívateľského prostredia, zapamätaním voľby návštevníka pri otváraní nového okna, meraní návštevnosti webstránky alebo spôsobu jej využívania pre jej užívateľské zlepšovanie. Naša webová stránka používa súbory cookies iba na štatistické účely merania jej návštevnosti. Štatistické cookies nám pomáhajú porozumieť ako návštevníci interagujú s webovou stránkou anonymným zhromažďovaním a oznamovaním informácií.

Právny základ:

  • článok 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR – súhlas dotknutej osoby (t. j. návštevníka webovej stránky prevádzkovateľa, za súhlas dotknutej osoby na tento účel sa v zmysle § 55 ods. 5 zákona o elektronických komunikáciách považuje aj použitie príslušného nastavenia webového prehliadača alebo iného počítačového programu)
  • článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – oprávnený záujem (funkcionalita webovej stránky, identifikácia a monitorovanie pohybu návštevníka na webovej stránke pre účely internej štatistiky, vyhodnocovania fungovania a ďalšieho rozvoja webovej stránky, a to za predpokladu, že v danom prípade nad takýmto záujmom prevádzkovateľa neprevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby)

Typy cookies:

  • Základné: umožňujú webovej stránke zapamätať si informácie, ktoré majú vplyv na jej vzhľad alebo fungovanie. Ide napríklad o preferovaný jazyk webovej stránky.
  • Analytické: umožňujú rozpoznávanie návštevníkov webovej stránky, zisťovanie ich počtu a prípadne aj identifikáciu spôsobu, akým návštevníci webovú stránku používajú, ktoré z jej sekcií navštevujú a pod.
  • Cookies tretích strán: na webovej stránke umožňujeme aj určitým tretím stranám (napr. Google Analytics), aby v súlade s nastavením webového prehliadača návštevníka webovej stránky vložili do koncového zariadenia svoje súbory cookies a mali k nim prístup. Požívanie súborov cookies týmito spoločnosťami sa riadi ich vlastnými zásadami používania osobných údajov, nie zásadami používania osobných údajov občianskym združením.

Každý návštevník našej webstránky je Vo všetkých prípadoch oprávnený odmietnuť ukladanie súborov cookies na svojom koncovom zariadení prostredníctvom nastavenia svojho webového prehliadača (v zmysle § 55 ods. 5 zákona NR SR č. 351/2011 Z. z. o elektronických komunikáciách sa použitie príslušného nastavenia webového prehliadača alebo iného počítačového programu považuje za súhlas dotknutej osoby so spracovaním osobných údajov).

Postup pre vybrané webové prehliadače nájdete napr. aj tu:
Zapnutie a vypnutie súborov cookie – Počítač – Účet Google Pomocník
Odstránenie a správa súborov cookie (microsoft.com)

Konkrétne používame najmä nasledujúce cookies:

Názov cookiesÚčel používaniaPoskytovateľExpiráciaTyp
_gaRegistruje unikátne ID, ktoré sa používa na vytváranie štatistík o používaní webstránky používateľom. Slúži výlučne na anonymné agregovanie štatistických údajov, ktoré nám pomáhajú pochopiť ako návštevníci používajú naše webstránky (visitor tracking, client ID).Google Analytics2 rokyHTTP
_gidRegistruje unikátne ID, ktoré sa používa na vytváranie štatistík o používaní webstránky používateľom. Slúži výlučne na anonymné agregovanie štatistických údajov, ktoré nám pomáhajú pochopiť ako návštevníci používajú našu webstránku (user behaviour tracking).Google Analytics24 hod.HTTP
pll_languageuloženie jazykových nastavení webstránkyPolylang1 rokHTTP

Ako kontrolovať súbory cookie?

Súbory cookies môžete kontrolovať a/alebo zmazať podľa vlastného uváženia – podrobnosti sú uvedené napr. na www.aboutcookies.org Môžete vymazať všetky súbory cookies uložené vo svojom počítači a väčšinu prehliadačov môžete nastaviť tak, aby ste im znemožnili ich ukladanie. V takomto prípade však pravdepodobne budete musieť pri každej návšteve webovej lokality manuálne upravovať niektoré nastavenia a niektoré služby alebo funkcie nebudú fungovať.

Zmena podmienok ochrany súkromia

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na našej webstránke alebo iným vhodným spôsobom.